Porque você deve dar atenção ao planejamento de obras

06/05/2021   |   ARTIGOS AUTORAIS

O planejamento de obra é uma das etapas mais importantes para que um projeto seja bem sucedido. No entanto, o que vemos no Brasil é a falta de atenção e dedicação exigidos pela atividade.

O reflexo disso são duas características bem marcantes do lado de cá das Américas, atrasos e estouro do orçamento, principalmente nas obras públicas e de infraestrutura.

Uma matéria divulgada pela Revista Exame  levantou que aqui nós destinamos apenas um quinto do tempo total da obra ao planejamento.

Será que uma fase tão importante como essa não merecia um pouco mais de atenção? É o que vamos discutir no artigo de hoje. Acompanhe!

O que é o planejamento de obras?

Como sempre fazemos aqui no blog, vamos começar com um conceito básico. O planejamento de obras consiste na fase do projeto destinada à prevenção de riscos e levantamento dos pontos positivos e negativos que podem até inviabilizar o projeto.

Deve haver um profissional designado especificamente à esta atividade, para calcular e encontrar a maneira mais rentável e econômica de executar o plano.

Na verdade, ele precisa fazer mais do que isso pois existe uma série de regras, políticas empresariais e legislação local que precisam ser obedecidas.

Apenas um planejamento minucioso fornecerá à empresa uma visão fiel capaz de orientar toda a equipe durante todo o processo.

Isso exige que os profissionais responsáveis conheçam bem as especificidades da área e entendam como administrar todas as atividades e pendências de forma otimizada e inteligente.

Como deve ser o planejamento de obras ideal?

Como você já deve saber, o planejamento não se resume a um pedaço de papel com as orientações para a execução do projeto.

Ele deve ir além: precisa conter o plano diretor da obra completa (não apenas a curto prazo), estudos de viabilidade, previsão de gastos e um plano de ação focado nos times designados, nos prazos e nos serviços necessários em cada etapa da obra.

Por isso, quando for colocar em prática, o responsável pelo projeto deve fazer de tudo para evitar desperdícios e retrabalho, além de antecipar possíveis imprevistos capazes de atrasar a entrega da obra.

Precisa, ainda, se atentar a aspectos como dimensionar com precisão e antecedência os produtos que serão consumidos, levantar um cronograma da obra, e lembrar-se de inserir desvios padrões de execução, tentar ao máximo se antecipar com as compras e planejar como serão feitas as retiradas e fretes.

Dessa forma, os profissionais executores terão tranquilidade para negociar, mais tempo para orçar com mais fornecedores e poderão se programar para entregar o serviço sem correria.

Etapas do planejamento

Podemos separar as etapas do planejamento em cinco partes:

1. Planejamento dos fins: definição do resultado desejado;
2. Planejamento de meios: como a empresa chegará ao objetivo desejado;
3. Planejamento organizacional: esquematização dos requisitos organizacionais para realizar os meios propostos;
4. Planejamento de recursos: dimensionamento de recursos humanos e materiais, determinação da origem e aplicação de recursos financeiros;
5. Planejamento de Implantação e controle: corresponde à atividade de planejar o gerenciamento de implantação do estabelecimento.

Estudos de viabilidade

Você que lida diariamente com obras sabe a função desta etapa. Os estudos de viabilidade têm como objetivo analisar se o projeto em questão será lucrativo ou não.

Para tanto, é preciso levantar os custos de projetos executados anteriormente, e buscar informações de lucros, ou se o orçamento foi extrapolado nessas ocasiões.

Ah, e nada disso terá sentido se o caixa da empresa não for avaliado previamente, ou se há recurso suficiente para arcar com as despesas operacionais do projeto. É preciso que haja, ainda, uma avaliação do cenário macro do mercado, as condições são favoráveis naquele momento?

Planejamento orçamentário

Esta etapa é crucial, talvez a de maior importância dentro no planejamento. Já pensou se chega no meio do projeto e o recurso acaba? A empresa poderia ter grandes prejuízos, e poderia, inclusive, ter que interromper o trabalho.

E bem, com uma dedicação tão baixa no planejamento como ocorre no Brasil, já é de se imaginar que essas situações são super comuns, infelizmente.

Acompanhamento das obras

Não é porque a parte de planejamento terminou que o serviço acaba. É preciso acompanhar também o desenrolar da obra.

Os serviços, bem como os recursos serão utilizados também estão inclusos nesta etapa. Pense no planejamento como um acompanhamento contínuo do projeto, que pode sofrer alterações durante o percurso.

Para a nossa sorte hoje existem diversas ferramentas para ajudar neste monitoramento. A tecnologia é uma grande aliada, e permite, inclusive acompanhamento remoto das atividades, algo impensável anos atrás.

Aquisição de serviços e materiais

Focar apenas no planejamento financeiro não é suficiente. Suas ações devem abranger todas as etapas da obra, e todos os executores devem seguir minuciosamente o que foi definido.

Agora chegou o momento de organizar os recursos humanos e os materiais necessários para a realização do projeto.

Então, o profissional à frente do projeto deve ter em mãos uma programação prévia, que deve ser consultada a todo momento. Por isso é imprescindível observar aspectos como estimativa de entrega.

Além disso, observe quantidades, custos e antecipe-se em caso de imprevistos. Isso é muito importante! Você ajuda não apenas o seu processo como o de todos os fornecedores envolvidos no seu projeto.

Quando for adquirir materiais, por exemplo, analise aspectos como se há espaço para armazenamento, e fique atento ao prazo de validade. O prejuízo com perdas de materiais por vencimento ou má acomodação pode ser alto, além de invalidar o que foi anteriormente planejado.

Já quanto à contratação e/ou terceirização da equipe, o seu planejamento precisa seguir o mesmo raciocínio. Quanto maior a quantidade de informações, mais facilidade você terá ao contratar esses parceiros.

Conclusão

Nós sabemos que não é simples seguir um planejamento à risca, afinal todos estamos sujeitos a imprevistos. São muitos detalhes e particularidades.

Quando o prazo é apertado ou os envolvidos no projeto não cumprem estritamente o que foi programado, é ainda mais difícil enxergar os benefícios de um processo organizado. Mas nós te garantimos, vale a pena!

Uma maneira de certificar que todos andem no mesmo ritmo é por meio da adoção de treinamentos para a equipe e a criação de canais abertos e transparentes de comunicação.

Uma equipe que está a par sobre o cronograma, dos riscos e com o que se espera do projeto é propícia a “falar a mesma língua” e fazer um esforço conjunto em prol do coletivo.