Metodologia Lean Office para negócios enxutos e produtos

23/06/2021   |   ARTIGOS AUTORAIS

Todos os negócios têm um objetivo comum: aumentar a sua produtividade e diminuir desperdícios. É nesse contexto que surge o Lean Office, nome dado à implantação da filosofia Lean nos escritórios com o objetivo de eliminar desperdícios em processos administrativos.

Você conhece este conceito? Caso ainda não conheça confira tudo este assunto no artigo de hoje, e saiba como implantar esse processo de melhoria contínua no seu negócio.

Você deve estar pensando que inserir essas práticas na sua rotina pode custar caro. Mas não é bem assim! A implementação do Lean Office não demanda grandes investimentos. O mais importante é que haja uma mudança na cultura da empresa, que os colaboradores estejam dispostos a abandonar velhos hábitos, a obter treinamentos e a adotar novas ferramentas.

Mas antes de chegarmos a esse ponto, vamos definir este conceito e qual a sua origem:

De onde surgiu o Lean?

Não é possível falar em Lean Office sem antes entendermos o que é o Sistema Toyota de Produção, e para isso precisamos voltar um pouco na história.

Após o fim da Segunda Guerra Mundial, a Fábrica da Toyota (Toyota Motor Company) precisava de encontrar uma forma de oferecer mais qualidade, com custos menores e em menos tempo e para isso precisaram reinventar a sua produção. Por isso focaram em cortar tudo o que era considerado desperdício (em tempo, dinheiro, material ou pessoal) e otimizar os seus recursos para trazer mais valor ao consumidor.

O método foi tão eficaz que é estudado e largamente implantado até os dias atuais. Ao chegar nos Estados Unidos o conceito foi popularizado como “Lean Manufacturing”, a partir da divulgação do livro “A Máquina que Mudou o Mundo”.

Então quando ouvir os termos Lean Manufacturing, Sistema Toyota, Produção Enxuta, STP, e alguns outros saiba que todos fazem referência ao mesmo conceito.

Os sete desperdícios

Se você tem vivência no ambiente empresarial com certeza já ouviu falar dos sete esperdícios do Lean e sobre algumas formas de eliminá-los. O Sistema Toyota de Produção utiliza essa ideia como guia e atua para extingui-los no fluxo de trabalho. São eles:

1. Processo desnecessário;
2. Movimentação;
3. Estoque;
4. Espera;
5. Transporte;
6. Superprodução;
7. Retrabalho;

O Lean emergiu como uma maneira de otimizar a produção dentro das fábricas de automóveis japonesas, no pós-segunda guerra. Os resultados foram tão positivos que até hoje a metodologia é adotada por grandes negócios dos mais variados segmentos. Na verdade, O Lean Office é uma adaptação, em que ao invés de reduzir desperdícios nas grandes fábricas o processo é feito em menor escala, dentro dos próprios escritórios.

Por que implementar o Lean Office?

Os negócios que adotam o Lean Office notam várias diferenças positivas, a fim de simplificar processos pela eliminação de excessos, tornando as atividades menos burocráticas e totalmente focadas na entrega rápida do produto final.

A Ecolink, por exemplo, vem implantando, desde o início de 2019, ações de melhoria contínua em sua rotina, por meio de processos padronizados, cultura empresarial focada em eficiência e otimização de recursos. Todos esses procedimentos trouxeram impactos positivos em toda a sua cadeia de negócios.

Dentre esses pontos, podemos citar:

– Otimização do uso do tempo e fluxo de trabalho;

– Redução de desperdícios;

– Acesso rápido a dados e informações, uma vez que o Lean Office os organiza de modo que sejam encontrados facilmente;

– Padronização e documentação, gerando melhor fluxo no diálogo entre colaboradores.

Quais são os desperdícios relacionados a escritórios?

Nos escritórios o índice de desperdício é enorme. Muitas vezes o cometemos e nem nos damos conta. Mas felizmente existem alternativas para mudar essa realidade. A primeira forma é mapear o fluxo de valor e identificar quais atividades são irrelevantes para o seu negócio. Como fazer isso? Mapeie o processo que gera o valor e classifique cada atividade em 3 categorias: agrega valor, não agrega diretamente, mas é necessária ou desperdício puro.

Ah, e você sabia que esse fator pode estar relacionado até mesmo a um colaborador? Ao ter membros da sua equipe fazendo outras atividades além das suas atribuições você está deixando isso acontecer. Fique atento!

É parecido com a forma que controlamos os recursos da nossa vida pessoal. Pagou a mensalidade da academia, mas não está frequentando? Cancele! Você compra de acordo com a necessidade ou por impulso? Essas perguntas só certificam que há desperdícios em vários âmbitos da nossa vida.

Como aplicar o Lean Office no seu negócio?

1. Demanda

O primeiro passo é saber quem é o seu cliente e quais são as suas necessidades, sem essas informações não é possível supri-las. Como estamos tratando de processos administrativos considere que pode ser que esta demanda nem seja o seu cliente final, mas sim algum departamento ou até mesmo um colaborador que seja fundamental para manter um fluxo de valor. Este passo é muito importante, pois o corte de desperdícios será calculado em cima desses números. Desconsiderar uma parte equivocadamente afetará não apenas a qualidade do produto final como a satisfação do cliente.

2. Fluxo contínuo

Após o primeiro passo, chegou a hora de determinar um fluxo contínuo, a fim de organizar a equipe estrategicamente para que os esforços cheguem na medida e no momento correto. Este fluxo não deve ser interrompido, por isso é tão importante que haja uma mudança na cultura empresarial deixando a comunicação clara para que não se crie, por exemplo, estoques desnecessários.

3. Nivelamento

Esta é a última fase, marcada pelo nivelamento do trabalho. Após compreender a necessidade do cliente e estabelecer o fluxo contínuo, deve-se distribuir o trabalho de forma homogênea e eficaz.

Como ter sucesso com o Lean Office?

O segredo para obter sucesso com o Lean Office está na manutenção periódica. Ou seja, a busca por resultados positivos deve ser diária.

Assim, além dos benefícios citados, você ainda vai conseguir que a sua empresa se destaque no mercado.

Conclusão

Um dos principais desafios de uma empresa é manter a produtividade, evitar desperdícios e garantir a máxima eficiência. Se você acha essa uma missão difícil, fique ciente de que existem metodologias que, quando aplicadas corretamente, podem ser de grande ajuda para alcançar esse objetivo, como o Lean Office. O que achou do nosso artigo?